Brzmi jak clickbait. Rok, 1000+ klientów, 17 500+ uczestników, 2 nominacje do projektu roku. Event hybrydowy: Bieg Firmowy. Case study.

„Bieg Firmowy” to hasło, które wywołuje uśmiech i pozytywne skojarzenia u kilkudziesięciu tysięcy pracowników z setek firm w całej Polsce – od dużych korporacji takich jak firmy 3M, Credit Suisse, ZF, Kaufland, LG, IBM, Amazon, (…) przez średnie i małe, lokalne firmy. To sportowe święto firmowe organizowane jest od 2013 roku w terminie majowym (we Wrocławiu) i czerwcowym (w Warszawie). W sobotę od 10:00 do 16:00, 5-osobowe drużyny firmowe biorą udział w charytatywnej sztafecie biegowej 5 x 5 km. Równolegle, w ciągu całego dnia, uczestnicy korzystają ze sportowych atrakcji przygotowanych dla pracowników oraz spędzają czas na specjalnie przystosowanych strefach firmowych, z dostępem do stref relaksu, zabaw dla dzieci oraz cateringu. Całe wydarzenie ma charakter charytatywny – dochód z imprezy przekazywany jest na leczenie i rehabilitację podopiecznych Fundacji Everest.

Do tej pory udział w wydarzeniu wzięło blisko 150 000 aktywnych uczestników, w tym 55 000 firmowych biegaczy z ponad 1550 firm. Dzięki temu rodzinom podopiecznych udało się przekazać już ponad 1 112 000 PLN.

PROBLEM

Klient po decyzji o odwołaniu imprez masowych w Polsce (10 marca 2020), stanął przed widmem odwołania wydarzenia i prawdopodobnie zaprzestania jego organizacji w przyszłości. W momencie ogłoszenia ww. decyzji, zapisanych było ponad 10 000 uczestników z ponad 600 firm. 12. rodzin beneficjentów Fundacji oczekiwało na finał wydarzenia i środki, które pomogą im w walce o zdrowie i życie dzieci. Należało zadać sobie pytania:

1. Czy przenosić imprezę, na którą zapisało się 10 000+ uczestników z 600+ firm?
2. Czy ją odwołać i prawdopodobnie nigdy więcej nie zorganizować?
3. Jak wytłumaczyć to 12. rodzinom, którym w grudniu 2019 obiecaliśmy przekazanie dochodu z imprezy, która ma pomóc w leczeniu i rehabilitacji ich dzieci?

ROZWIĄZANIE

Zorganizowaliśmy imprezę masową w sieci z pomocą specjalnie dostosowanej aplikacji Activy. Umożliwiliśmy uczestnikom experience podobny do tego, który znają z wydarzenia stacjonarnego tj. aktywność fizyczną, integrację zespołów firmowych, zdrowe współzawodnictwo między firmami i wspólny wysiłek w słusznym celu.

W sierpniu blisko 8 000 uczestników odebrało w swoich domach lub siedzibach firm pakiety stratowe. Pakiet startowy zawierał wysokiej jakości koszulkę techniczną (do wyboru były 2 modele, w 6 rozmiarach i 2 fasonach (D i M), pamiątkowy medal oraz element unboxing experience. Hitem okazały się dedykowane koszulki z logo pracodawcy, które zamówiły aż 333 firmy. 

Przed eventem zorganizowaliśmy serię treningów oraz webinary z organizatorem z sesją Q&A, aby oswoić uczestników z nową formułą – biegiem z aplikacją mobilną. Razem z Pyszne.pl uruchomiliśmy także usługę voucherów na posiłki dla pracowników – posiadacz vouchera, po odbytym biegu mógł szybko i bezpiecznie zamówić przez aplikację posiłek regeneracyjny lub pozwolić sobie na tzw. „cheat meal”.

Biegacze pokonywali 5 km w różnych formach – od biegu trasami miejskimi, czy joggingu w parku, przez trasy leśne i przełajowe, po bieg w górach czy spacer… po plaży.

Uczestnicy mieli elastyczność w wyborze formuły sztafety – przekazywali sobie wirtualną pałeczkę m.in.. 1) dzwoniąc do siebie wzajemnie z różnych miejsc, 2) prowadząc transmisję live, 3) prowadząc grupę na facebooku/whatsappie, 4) biegnąc całkowicie niezależnie, czy 5) spotykając się w określonych miejscach i wyznaczając własną, autorską trasę 5 km, tym samym organizując sobie realną sztafetę 5 x 5 km. 

Okres urlopowy sprzyjał zróżnicowaniu miejsc (20% uczestników 29 sierpnia przebywało na urlopie). Prócz biegaczy w dużych ośrodkach miejskich w Polsce odnotowaliśmy aktywności m.in. w takich miejscach jak Los Angeles, Londyn, Dublin, Moskwa, Ateny oraz w ośrodkach wypoczynkowych w Egipcie, Bułgarii czy na Krecie. 

Aplikacja mobilna pozwalała na pomiar trasy 5 km oraz czasu biegu. Uczestnicy mogli zobaczyć, kto z ich drużyny ukończył już wyzwanie i jaki osiągnął wynik. Mogli sprawdzać rankingi zarówno w kategoriach indywidualnych (z podziałem na płeć) oraz drużynowych (drużyny damskie, męskie oraz mieszane).

LICZBY

7 800 uczestników wzięło udział w wydarzeniu. 552 firm wystawiło 1 560 drużyn.

Przekazaliśmy 252 875 PLN na leczenie i rehabilitację dzieci.. Łączny wynik to już aż 1 112 055 PLN.

Przy kilkutysięcznej frekwencji, próbie 572 odpowiedzi w ankiecie post-event oraz powszechnej opinii, że eventy online i hybrydowe to wydarzenia „odrealnione, bez emocji i braku możliwości doświadczania” osiagneliśmy wynik NPS=16,4%, tj. „dobry poziom”.

Na pytanie w ankiecie post-event „Jeżeli sytuacja epidemiologiczna na świecie nie ulegnie zmianie, czy weźmiesz udział w podobnej formule?”, 85% uczestników odpowiedziało „Tak”.

Do edycji 2021 zgłosiło się już ponad 10 000 uczestników z blisko 520 firm. W momencie pisania artykułu trwają jeszcze zapisy, a mimo to wynik frekwencji został poprawiony o niemal 2000 nowych uczestników.

W kwietniu 2021 roku jury MP Power Awards, najbardziej prestiżowego plebiscytu w branży eventowej, nominowało wydarzenie do Projektu Roku 2020 w dwóch kategoriach – event sportowy oraz event CSR. Rozstrzygnięcie konkursu nastapi 19 maja 2021 roku.

Aftermovie Bieg Firmowy: Remote Edition 2020:

Autor: Kamil Janik
Źródło